KPI là viết tắt của từ gì? 6 bước xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

KPI là yếu tố đánh giá hoạt động bắt buộc phải làm của các công ty hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được KPI là viết tắt của từ gì? KPI có vai trò ra sao trong kinh doanh. Cùng nghiên cứu nhé!

Bạn đang xem bài viết: kpi là viết tắt của từ gì

KPI là viết tắt của từ gì?

KPI là viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicator” có thể hiểu là thông số đánh giá đạt kết quả tốt công việc. Đây là một công cụ đo lường được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh đạt kết quả tốt hoạt động của các cá nhân hoặc bộ phận chức năng của tổ chức, doanh nghiệp.

Mỗi phòng ban trong đơn vị sẽ có các thông số KPI ở các cấp độ khác nhau nhằm đánh giá độ hiệu quả của họ đối với một mục tiêu xác định từ trước. Cụ thể, các KPI ở level cao sẽ chăm chú vào các chỉ số tổng quát của toàn công ty, trái lại, các KPI ở level thấp hay được sử dụng trong các hệ thống công thức, nhận xét nhân sự hoặc bộ phận như bán hàng, marketing hay chăm sóc khách hàng.

Dựa vào tiến độ coi như hoàn tất KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt không giống nhau cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về bán hàng của một doanh nghiệp cũng giống như để nhận xét xem người thực thi hoạt động đó có nỗ lực để đạt được mục tiêu hay không. Đây còn là cơ sở để nhà lãnh đạo đánh giá tiền tích của phòng ban hoặc nhân sự để đưa ra những khuyến khích phù hợp cho họ.

Xem thêm: Phân tích mô hình SWOT của Vinamilk mới nhất 2022

Chạy KPI nghĩa là gì?

Một quan điểm khác cũng thường đi liền với chỉ số KPI đấy chính là “chạy KPI”. Vậy chạy KPI là gì? Có thể hiểu một cách đơn giản rằng chạy KPI là việc người được giao nhiệm vụ sẽ cố gắng hoàn tất hạng mục hoạt động để thuyết phục mức KPI mà cấp trên đặt ra.

Mỗi doanh nghiệp đều được chia thành các bộ phận, phòng ban không giống nhau. Vì điều đó mà chỉ số KPI và cách đánh giá đạt kết quả tốt đối với từng bộ phận cũng không giống nhau.

Đến nay, KPI vẫn là một trong những căn cứ đáng tin cậy hàng đầu để doanh nghiệp có thể đánh hiệu suất công việc của từng người, bộ phận, phòng ban… Dựa trên KPI, công ty sẽ biết rằng mình có đang tăng trưởng theo đúng tầm nhìn, sứ mạng, chiến lược và lịch trình đã đặt ra hay không.

Bên cạnh đó, KPI cũng mang đến nhiều lợi ích cho những nhân viên trực tiếp thực hiện việc hoàn thành công việc. Khi chạy KPI, nhân viên có khả năng dễ dàng theo dõi cấp độ coi như hoàn tất công việc đến đâu. Từ đấy có công thức khắc phục nếu như thấy tiến độ công việc bị chậm trễ. Ngoài ra, KPI cũng là động lực để nhân viên phấn đấu và coi như hoàn thành tốt nhất vai trò được giao.

Vì sao cần xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên?

KPI (Key Performance Indicator) có nghĩa là thông số đánh giá thực hiện công việc, là một công cụ đo đạc, đánh giá đạt kết quả tốt công việc được thể hiện qua số liệu, phần trăm, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả công việc của các tổ chức hoặc bộ phận công dụng hay cá nhân.
Nếu doanh nghiệp đặt kết quả trước mắt kiếm nhiều lợi nhuận hơn của năm tới, thì có khả năng đo lường KPI theo tăng trưởng kinh doanh, lợi nhuận biên và khoản chi vận hành. Nếu một doanh nghiệp muốn đo lường kết quả của phòng nhân viên thì có thể đo lường KPI theo đạt kết quả tốt tuyển mộ, chất lượng huấn luyện, năng suất của nguồn nhân lực… hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp muốn đo lường tất cả những điều khó khăn trên, thì họ cần tạo ra một bộ chỉ tiêu KPI không giống nhau cho từng vị trí bộ phận, nhân viên.

Dựa trên tiêu chí KPI, nhà lãnh đạo có khả năng theo dõi được hiệu năng làm việc của cấp dưới trực quan, minh bạch, chính xác cũng như xác định chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, cùng lúc đó tăng cao thành quả quy trình nghiệm thu thực hiện việc hoàn thành công việc và đảm bảo những kết quả trước mắt, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như hy vọng

Đối với nhân viên, họ sẽ xác định được khả năng coi như hoàn tất hoạt động đối với kết quả trước mắt xác định. Từ đấy có động lực làm việc cũng giống như phát hiện ra các khiếm khuyết nếu như chậm tiến độ thực hiện vai trò để hoàn thiện kịp thời.

Ưu nhược điểm của hệ thống KPI

Những ưu điểm của KPI

• KPI đem lại cái nhìn nhanh chóng về một mục tiêu cụ thể trong một dự án hay hoạt động của doanh nghiệp;
• KPI thường dưới định dạng con số rõ ràng, định lượng, đi kèm dữ liệu, do đó giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu và quyết định định hướng hành động;
• KPI giúp thành tích của cá nhân hoặc tập thể trở nên trực quan. Theo đó, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng khai triển những chương trình khen ngợi, thưởng, tuyên dương, để cổ vũ, nâng cao tinh thần làm việc của cấp dưới
• KPI biến thành những mục tiêu SMART, giúp tập thể có các “đích đến” chung để có thể phấn đấu, tránh các tranh chấp và sự thiếu nhất quán trong quá trình khai triển công việc.

Những nhược điểm của KPI

• Khi khai triển tạo ra, do nhiều lý do, các chỉ số KPI không đáp ứng tiêu chí SMART có khả năng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình và hiệu quả quản trị con người của doanh nghiệp;
• KPI nếu được định vị rõ ràng, rõ ràng và đúng cách sẽ gây ra liên quan tiêu cực, có khả năng là tâm lý hoang mang hoặc chán nản ở nhân viên. Tình trạng này dễ dàng dẫn đến hệ quả thiếu gắn kết giữa nhân sự với doanh nghiệp;
• KPI mơ hồ, không có tính đo lường không chỉ khiến nhân viên lạc lối và mất ý chí phấn đấu trong quá trình thực hiện;
• KPI tạo ra thiếu chính xác, quá “lạc quan” sẽ trở thành những thông số vượt vượt quá tầm với, thiếu thực tế. Theo đấy, nhân sự sẽ rơi vào tình trạng chán nản và mất động lực vì sau thời gian nỗ lực thực hiện hết mình vẫn không thể có được KPI. Đây chính là một tình trạng nguy hiểm, dễ dẫn tới rủi ro đánh mất nguồn lực con người quý giá trong doanh nghiệp;
• KPI không quy định thời hạn coi như hoàn tất cũng dẫn tới các nguy cơ. Khi không quy định thời hạn coi như hoàn tất, đích đến thời gian sẽ bị để mở. Mơ hồ trong thời đoạn và đích đến thời gian cũng tạo ra tâm lý chán nản và giảm tinh thần làm việc của nhân viên;
• KPI phải chỉnh sửa linh động theo những mục tiêu của doanh nghiệp. KPI không thể đứng im qua những thời đoạn tăng trưởng không giống nhau của công ty. Điều này có khả năng dẫn đến hiệu suất kém, có xu hướng suy giảm hoặc vượt khỏi tầm tay của nguồn lực nhân viên.

Các bước xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

Bước 1: Xác định bộ phận/người người KPI

Người tạo ra KPI thường là Trưởng bộ phận/ phòng ban, bởi họ là người hiểu rõ và tổng quan nhất về các hoạt động, vai trò, yêu cầu của các vị trí cũng như chức danh trong bộ phận. Trong hoàn cảnh bộ phận/ bộ phận quá lớn thì việc tạo ra KPIs được những quản lý cấp thấp hơn phụ trách.

Ưu điểm của phương pháp này là các thông số KPIs do các bộ phận/phòng ban xây dựng sẽ có tính khả thi cao hơn, thể hiện ra được rõ nét công dụng, nhiệm vụ của bộ phận.

Dù vậy, công thức này có khả năng dẫn đến việc thiếu khách quan như đặt mục tiêu quá thấp.

Vậy nên, để thiết lập hệ thống KPIs thích hợp, nên có sự góp ý, thẩm định và nhận xét của nhiều phòng ban liên quan.

Bước 2: Xác định các vùng kết quả trọng điểm (Keys Result Area)

Mỗi phòng ban trong công ty có những nhiệm vụ/ công dụng rõ ràng đặc trưng cho từng phòng ban/ bộ phận và bộ máy các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, công dụng và vai trò của phòng ban.

Bước 3: Xác định chức danh và các công việc chính

Trong một bộ phận, mỗi vị trí chức danh đều có những phần hoạt động cần phải phụ trách. Các trách nhiệm chính và miêu tả hoạt động này là cơ sở để xây dựng hệ thống thông số KPIs, vì vậy cần nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có khả năng làm được.

Bước 4: Xác định chỉ số đo đạc hiệu suất

Như đã nói ở trên, mỗi phòng ban, chứng danh đều có phần hoạt động cụ thể. Vì vậy, các chỉ số KPIs phải bảo đảm tiêu chí SMART và phải gắn với những chiến lược, kết quả trước mắt trong tương lai của công ty, doanh nghiệp. Những kỳ đánh giá hay được dùng là tháng, quý, năm và dựa vào thông số KPIs của từng người.

Bước 5: Xác định thang điểm nhận xét kết quả

Bình thường điểm số được chia theo thang điểm từ 2 – 5 tương ứng với cấp độ coi như hoàn tất hoạt động. Càng nhiều mức độ điểm số thì nhận xét càng khách quan.

Tuy nhiên, nếu như các chỉ số bị chia quá nhỏ thì việc nắm rõ ràng tổng điểm cuối cùng sẽ rất khó khăn.

Bước 6: Nắm cụ thể mức lương và thưởng tương ứng với các mốc KPIs

Tùy thuộc vào khung điểm số cụ thể, người xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất sẽ xác định mối liên lạc giữa kết quả nhận xét, kết quả thực hiện công việc và các mức đãi ngộ rõ ràng.

Tùy thuộc vào từng bộ phận, chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các thông số KPIs cũng sẽ được tạo ra linh động và ổn. Mức phúc lợi tương ứng cần có sự cộng hưởng giữa quản trị con người và quản lý của phòng ban – những người có trải nghiệm trong lĩnh vực, để mức lương thưởng được đưa ra phù hợp nhất với từng vị trí, chức danh.

Tổng kết

Trên đây chính là những kiến thức kinh doanh cơ bản về KPI và cách tạo ra KPI dành cho doanh nghiệp. Nghề Content hy vọng bài viết giúp đỡ giải đáp được những thắc mắc cơ bản của bạn!

Nguồn: Tổng hợp