Administrative assistant là gì? Làm administrative assistant có khó không?

Admin assistant là gì thực chất không phải là một ngành nghề xa lạ mà đây chính là vị trí trợ lý quản trị viên. Có lẽ hoạt động này là sự mong ước của rất nhiều bạn bởi đây chính là một vị trí tương đối cần thiết yêu cầu đòi hỏi cao mặc dù vậy mức thu nhập lại vô cùng hấp dấn. Vị trí này hoàn toàn xứng đáng để bạn đặt kết quả trước mắt cho tương lai sự nghiệp của mình. nếu như Nó là công việc bạn mong muốn trong tương lai thì hãy lên kế hoạch cho mình từ bây giờ và cùng chúng tôi tham khảo kỹ hơn về hoạt động này nhé!

Bạn đang xem bài viết: Administrative assistant là gì

Administrative assistant là gì? Làm việc ở đâu?

Administrative Assistant – Vị trí nhân viên quan trọng Administrative Assistant (viết tắt là admin assistant) là vị trí trợ lý hành chính, người hỗ trợ cho giám đốc/trưởng phòng hành chính của một công ty, công ty. nhiệm vụ của một trợ lý hành chính là coi như hoàn tất các công việc được giao về hành chính và giúp đỡ các phòng ban khác để chắc chắn bộ máy thực hiện công việc của công ty được giữ vững trong tình trạng tốt nhất. Vị trí Administrative assistant thường thực hiện công việc tại các công ty, doanh nghiệp vừa và lớn, địa điểm có bộ máy nhân viên tương đối khó hiểu và cần một phòng ban quản lý riêng. trên thực tế, Nó là một vị trí cực kỳ quan trọng trong công tác vận hành của các doanh nghiệp. Các trợ lý hành chính thường sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các chiến lược được giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính thông qua, cũng giống như xử lý các vấn đề nội bộ phát sinh.

Xem thêm: Stylist là gì? Làm stylist cần những yếu tố gì?

Administrative Assistant làm những hoạt động gì?

Administrative Assistant là gì? Nhìn vào môi trường thực hiện công việc của một trợ lý hành chính, bạn có thể thấy họ thường xuyên hiện diện ở không gian văn phòng của một tổ chức, một công ty vừa và lớn. tại sao những công ty có quy mô nhỏ hơn thường vẫn chưa có chức phận này? Bởi vì cơ cấu nhân sự của các công ty nhỏ tương đối ít, không cần đến sự hỗ trợ của các trợ lý hành chính. so với các công ty lớn hơn, thường sẽ được thiết kế một bộ phận quản lý hành chính riêng biệt.

Thực tế, các công ty rất đề cao vai trò của Administrative Assistant. Vì những kết quả thực hiện của họ sẽ tác động trực tiếp đến công tác vận hành của tổ chức. Họ thường chịu trách nhiệm thực thi các phân công về vai trò đã được trưởng phòng ban hoặc giám đốc bộ phận trực tiếp giao phó. đồng thời, Administrative Assistant cũng giúp đỡ xử lý những vấn đề phát sinh trong nội bộ. Vậy Administrative Assistant làm những gì?

Giúp đỡ và giúp việc cho cấp trên

nói đến hành chính văn phòng hay nhân viên, trông bề ngoài thì thấy họ có vẻ khá nhàn rỗi, hoạt động không cần đến sức nặng về tay chân,… tuy nhiên thực tế lại hoàn toàn khác, đáng chú ý những trợ lý hành chính được ví như “bảo mẫu” của một đơn vị. Vì họ đảm đương rất nhiều công việc khác nhau, gồm có cả những vai trò phát sinh, ngoài lề công dụng của họ. mặc dù vậy, Administrative Assistant có khả năng là một vị trí lý tưởng cho những ai ưa chuộng việc ăn nói, không ngại khó, thích kết nối và thích giao lưu, học hỏi. Đây cũng là chức vụ nằm trong vùng phạm vi đơn giản thăng tiến lên các cấp cao hơn.

vai trò đầu tiên của Administrative Assistant đó chính là hỗ trợ và giúp việc cho cấp trên. Như đúng bản chất của chức danh thư ký/trợ lý, họ thường thực hiện các vai trò giúp đỡ rõ ràng như sau:

• Chủ động tiếp nhận và thực hiện công tác phân bổ lịch làm việc, lịch công tác, các cuộc hẹn với đối tác người mua hàng, hay các cuộc họp, sự kiện nên có mặt của giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính.
• phần mềm chuyên ngành trong công tác lên kế hoạch, tạo ra các kế hoạch, chương trình để điều hành và quản lý công tác hành chính trong nội bộ công ty.
• Quản lý, lưu trữ và giám sát việc ghi nhận, tổng hợp, cập nhật, phân bổ dữ liệu, tài liệu và các hồ sơ ảnh hưởng đến hành chính của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị công tác hậu cần cho các sự kiện, cuộc họp. cùng lúc đó chuẩn bị các tài liệu, văn bản, giấy tờ cho trưởng phòng ban hoặc giám đốc hành chính trong các sự kiện và cuộc họp.
• Thực hiện một số nhiệm vụ khác được phân công trực tiếp từ cấp trên.

Liên hệ kết nối giữa lãnh đạo và nhân sự

thông thường ở các công ty vừa, nếu như vẫn chưa có nhân viên quá nhiều trong bộ phận, Administrative Assistant sẽ trực tiếp thực hiện các công việc trên. Mặt khác, ở những doanh nghiệp hoặc tập đoàn lớn, có cơ cấu nhân sự phức tạp và đông đảo. Administrative Assistant sẽ thực hiện công tác phân công vai trò và quản lý việc làm của nhân viên trong bộ phận. Giữ nhiệm vụ làm liên lạc kết nội giữa lãnh đạo và nhân viên. Những nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Thay mặt hoặc đại diện giám đốc/trưởng phòng hành chính khi đã được cho phép hoặc đã được ủy quyền để thực hiện việc truyền đạt, Thông báo các yêu cầu, nhắc nhở đến nhân viên cấp dưới.
• Thực hiện biên soạn nội dung và phân phát các văn bản, tài liệu, thông cáo, quyết định,… liên quan đến công việc trong phòng ban đến toàn thể nhân viên.
• Tiếp nhận, lắng nghe các ý kiến, ước muốn và đề nghị của nhân viên cấp dưới. Đại diện cho tiếng nói của cấp dưới cấp dưới và thực hiện truyền đạt lại với trưởng phòng ban hoặc giám đốc hành chính.

Hỗ trợ nhân sự

Administrative Assistant hay trợ lý hành chính còn đảm đương nhiệm vụ giúp đỡ các nhân sự. Sự hỗ trợ và chỉ dẫn có khả năng được làm gián tiếp hoặc trực tiếp. trọng điểm là:

giải quyết các vấn đề hành chính ảnh hưởng đến nhân viên của mọi phòng ban, bằng việc kết hợp và trao đổi với họ.

• xử lý, đưa ra giải pháp cải thiện những điều khó khăn hành chính nội bộ trong công ty.
• Tiếp nhận đòi hỏi và hỗ trợ trực tiếp trong quá trình tìm kiếm hồ sơ hành chính của cấp dưới nhanh nhất, đảm bảo đúng công thức.
• Administrative Assistant thường xuyên làm việc với phòng nhân viên để giúp đỡ trong các công tác ảnh hưởng đến tuyển mộ, hậu cần, chế độ nhân sự, các thủ tục hành chính liên quan đến chế độ của công ty cũng giống như nhân sự,…

Administrative Assistant và những thú vị trong nghề

Như vậy, một ví von “bảo mẫu” đã đủ trả lời Administrative Assistant là gì? Thực vậy, nghề này xoay quanh những thú vị thường nhật mà nếu như chưa từng ngồi vào vị trí đó, bạn có thể không bao giờ cảm nhận được.

Thứ nhất, Administrative Assistant cần rất nhiều kỹ năng, đặc biệt là kỹ năng mềm và kỹ năng sống. Những công việc họ làm, những cá thể họ gặp, những tình huống họ cần xử lý,… toàn bộ đều đòi hỏi ở họ những skill đặc trưng như: kỹ năng ăn nói, kỹ năng xử lý vấn đề, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng làm việc độc lập, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định, tổ chức và quản lý, sắp xếp thời gian, soạn thảo văn bản,…

thứ hai, như đã nói, trợ lý hành chính là một vị trí có sự tiếp xúc với nhiều các mối quan hệ nhất. Từ trưởng phòng, giám đốc cấp trên cho đến các nhân viên trong phòng ban, các nhân sự của những bộ phận khác,… Và cả đối tác người mua hàng, những bên liên quan đến doanh nghiệp. nhìn bao quát, Administrative Assistant cần có một phong thái tự tin, biết cách ăn nói, có năng lực nhìn nhận và quan sát để tạo ra và tăng trưởng các mối quan hệ đi theo hướng tích cực.

Thứ ba, Administrative Assistant là “cộng sự hoàn hảo” của phòng ban nhân viên. Chính vì thế, trong công ty doanh nghiệp, hành chính luôn luôn đi đôi với nhân sự. Vì nhìn bao quát, mục tiêu hướng tới và những nội dung công việc bên trong của họ xoay quanh mật thiết đến nhau.hán

Thứ tư, trợ lý hành chính là “bách khoa tổng hợp” của tổ chức. Họ làm việc thường xuyên, liên tục, từ cấp trên đến cấp dưới, từ phòng ban này sang phòng ban khác. Thậm chí từ việc chung, cho đến việc riêng tư. Nói chung, thông tin nào họ cũng nắm được.

Những skill cần có của một administrative assistant là gì

công việc của admin assistant là một vị trí việc làm không còn xa lạ với toàn bộ mọi người. có thể nói vị trí này là niềm mơ ước của rất nhiều người khi làm việc tại các doanh nghiệp, doanh nghiệp. Vậy để có khả năng ứng tuyển thành công vị trí việc làm này ứng viên nên có những kỹ năng gì?

• Kỹ năng lãnh đạo: Vì mọi công việc tại phòng ban đều cần thông qua trợ lý để trình lên trên cấp lãnh đạo.
• Lập kế hoạch: Luôn khai triển công việc theo chiến lược đã lập ra, phân bổ những hoạt động của quản lý một cách bài bản để họ có thẻ giải quyết toàn bộ hoạt động.
• giải quyết vấn đề: đôi lúc người trợ lý sẽ thay mặt quản trị viên giải quyết hoạt động khi được ủy thác. Vậy nên kỹ năng giải quyết vấn đề là một kỹ năng quan trọng không thể không có.

kỹ năng cần nên có

• đưa ra quyết định: Người trợ lý trong nhiều trường hợp phải thay mặt người quản trị tiếp xúc và xử lý công việc.
• Có tinh thần và chịu trách nhiệm cao : Trong bất kì hoạt động gì tinh thần trách nhiệm cũng luôn rất cần thiết. Đây là kỹ năng không thể không cần phải có để hoạt động bảo đảm tiến độ, chất lượng hiệu quả cao.

Lương của administrative assistant có cao không?

Hiện tại, mức lương của một Administrative assistant sẽ dao động trong khoảng từ 7.000.000 – 10.000.000 VNĐ/tháng khi mà bạn đăng ký ứng tuyển vào thực hiện công việc cho các công ty vừa và nhỏ.

Còn tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, mức lương trợ lý hành chính sẽ cao hơn, một vài địa điểm còn trả ứng viên lên đến 1000 USD/tháng. nhìn bao quát Administrative assistant là vị trí hoạt động có mức lương cao, thu nhập ổn định và chế độ đãi ngộ lôi cuốn.

Xem thêm: Tìm hiểu interior design là gì? Kĩ năng của một interior design

Admin assistant có khó kiếm việc không?

Admin assistant trên thực tiễn là một vị trí nhân sự Open trong hầu hết những mạng lưới hệ thống hành chính của những doanh nghiệp, công ty. Chính vì thế, không khó để tất cả chúng ta tìm thấy những thông tin tuyển mộ trợ lý hành chính trên những trang nội dung việc làm.

Cùng theo sự tăng trưởng của nền kinh tế tài chính đất nước ta những năm gần đây, số lượng công ty cũng giống như quy mô doanh nghiệp ngày càng được ngày càng tăng và lan tỏa ra. điều này làm ra nhiều cơ hội việc làm hơn cho vị trí trợ lý hành chính .

Hơn nữa, vì là một vị trí hành chính cần thiết, không mang tính đặc trưng quá cao, vậy nên môi trường tự nhiên thực hành các bước của một administrative assistant cũng rất đa dạng. không những những công ty nước ta, một trợ lý hành chính có trình độ, kiến thức nghề nghiệp và ngoại ngữ tốt trọn vẹn hoàn toàn có thể ứng tuyển tại những công ty quốc tế với thu nhập lý tưởng

Những điều đặc biệt của công việc Admin assistant

Là ngành nghề đòi hỏi rất nhiều kỹ năng mềm

Từ kỹ năng và kiến thức tin học văn phòng, kỹ năng và kiến thức tổ chức khai triển quản trị đến kỹ năng và kiến thức tiếp xúc, kỹ năng và kiến thức phân bổ việc làm và thời hạn, … hoàn toàn có khả năng nói, trợ lý hành chính là một trong những việc làm nhu yếu nhiều kiến thức và skill mềm nhất trong những ngành nghề về hành chính-nhân sự .

Là vị trí tiếp cận với phần đông người nhất

Các cấp quản trị, những nhân sự cấp dưới, những mạng lưới hệ thống bộ phận, đến cả những đối tác kế hoạch của doanh nghiệp, … tổng thể những cá nhân ở những địa điểm trên đều có “ cơ hội ” tiếp cận với trợ lý hành chính ít ra một lần. Với việc làm bao quát hầu như hàng loạt công ty, người làm những admin assistant thường gặp gỡ rất nhiều người với những mối quan hệ phong phú .

“Bạn thân” của phòng nhân viên

Phòng nhân sự có lẽ rằng chính là địa điểm mà những trợ lý hành chính bắt đầu ghé qua nhất trong công ty. Hành chính vốn dĩ là chuyên môn tương quan mật thiết đến nghành nhân viên, vậy nên không khó để phòng hành chính và phòng nhân sự biến thành “ bạn tri kỷ ” của nhau .

“Mr/Ms Biết tuốt” của doanh nghiệp

nắm bắt những vấn đề của tổ chức từ cao xuống thấp, từ những việc làm tầm cỡ vĩ mô của những cấp quản trị đến những việc cá thể của nhân viên cấp dưới, nhãn hiệu “ Mr / Ms Biết tuốt ” hẳn là được cung cấp cho những trợ lý hành chính rồi

Tổng kết

Nghề Content chúc bạn thành công và chọn được một vị trí Administrative assistant tại các công ty uy tín, chuyên nghiệp để có khả năng phát huy hết năng lực của chính mình.